Bu yazı gerçek bir müşteri projesinin vaka raporu değildir. Bursa’da siparişe göre makine parçası üreten kurgusal bir işletme üzerinden CRM ve ERP’nin birlikte nasıl çalışabileceğini anlatır. Örnekte aynı parçanın yeni çizimi müşteriden gelirken önceki teklif hâlâ satışın dosyasında duruyor. Tasarım değişikliği malzemeyi ve işlemleri etkileyebilir; fakat herkes yalnızca kendi ekranına bakarsa bu değişiklik üretime yanlış aktarılabilir.
Müşteriden gelen değişiklik nerede karşılanır?
Satış sorumlusu yeni çizimi mevcut fırsata ekler; eski dosyanın üzerine sessizce yazmak yerine değişikliği ayrı bir sürüm olarak işaretler. Müşterinin istediği miktar ve teslim tarihi de bu sürümle ilişkilendirilir.
CRM bu aşamada üretim kararını vermez. Talep, teknik değerlendirme için ilgili kişiye yönlendirilir. Teknik ekibin hangi belgeyi kontrol ettiği ve hangi soruların müşteriyle açıklığa kavuşturulacağı satış tarafından görülebilir.
Teklifin kabulü üretim onayı değildir
Teknik değerlendirme yeni malzeme veya farklı işlem sırası gerektiriyorsa teklif bunlara göre hazırlanır. Müşterinin onayladığı fiyat, miktar ve kapsam ayrı bir kabul kaydında tutulur. Eski teklif de geçmişi açıklamak için erişilebilir kalır.
Siparişe geçerken üretim ekibinin kendi onayı gerekebilir. Müşterinin kabulüyle kapasite planlama ve üretim hazırlığı aynı işlem gibi gösterilmez. Hangi adımın tamamlandığı, hangi bilginin hâlâ beklendiği açık tutulur.
ERP’ye belge kopyasından fazlası gerekir
ERP tarafındaki sipariş ve iş emri, kabul edilen teknik revizyona referans vermelidir. Ürün veya malzeme kodu, miktar ve işlem gereksinimi kaynak kayıtla eşleştirilir. Yalnızca e-posta ekini göndermek, bu bağlantının yerini tutmaz.
Aktarım başarısız olursa CRM’de sipariş oluştu diye gösterilmez. Bekleyen durum ve sorumlusu görünür kalır. Aynı kayıt yeniden gönderildiğinde ikinci bir iş emri açılmaması için kaynak referansı kullanılır.
Üretim sırasında yeni bir talep gelirse
Müşteri işlemler başladıktan sonra ek değişiklik isteyebilir. Bu talep aktif iş emrini kendiliğinden değiştirmemelidir. Üretimin durumu, etkilenmiş malzeme ve termin yeniden değerlendirilir; kapsam değişikliği ayrıca onaylanır.
Örnek akışta CRM müşteriye verilen cevabın kaydını, ERP ise işletme içindeki uygulama durumunu taşır. İki sistemin aynı şeyi tekrar yazması yerine birbirinin ilgili kaydına referans vermesi hedeflenir.
Senaryonun çalıştığını nasıl anlarsınız?
Bir pilotta kabul edilen tekliften iş emrine, iş emrinden kullanılan revizyona geri gidilebildiğini kontrol edebilirsiniz. İptal, tekrar aktarım ve üretim başladıktan sonraki değişiklik de denemeye dahil edilir.
Burada belirli bir süre veya başarı yüzdesi iddia edilmiyor. Gerçek projede değerlendirme, başlangıç kayıtları ve mutabık kalınan kabul koşulları üzerinden yapılmalıdır.
Bursa’daki üretim akışınızda benzer bir devir sorunu varsa, anonimleştirilmiş teklif ve iş emri örnekleriyle başlayabiliriz. Amaç mevcut işi anlamak ve CRM ile ERP arasında hangi kararın, belgenin ve kaydın taşınacağını netleştirmektir.
