Ausgangspunkt: Excel-Dateien und unterschiedliche Wahrheiten
Stellen Sie sich einen mittelgroßen Hersteller in Bursa vor, der über Händler verkauft. Das Vertriebsteam arbeitet mit Excel-Listen, das ERP wird nur zum Rechnungsschreiben genutzt und das Lager hält Bestände in einem eigenen Programm. Das Ergebnis: Jede Abteilung hat ihre eigene „Wahrheit“.
Problemübersicht
- Besuchs- und Angebotsdaten liegen in Excel; niemand weiß genau, welche Datei aktuell ist.
- Der Bestandsstatus ist aus Sicht der Vertreter praktisch immer „unklar“.
- Überfällige Forderungen sind im Außendienst nicht sichtbar, Risikosteuerung ist schwierig.
- Die Geschäftsführung kann Umsatz-, Bestands- und Forderungsdaten nicht in einer Übersicht sehen.
1. Schritt: Kunden- und Besuchsdaten im CRM bündeln
In der ersten Phase wurde ein CRM-Projekt mit Fokus auf Bursa gestartet:
- Alle Kunden- und Interessentendaten wurden in einem zentralen CRM zusammengeführt.
- Wöchentliche Besuchspläne wurden im CRM erstellt und nachverfolgt.
- Angebote und Verkaufschancen wurden im System erfasst, Excel wurde vollständig abgelöst.
- Angebotsformulare auf der Website wurden direkt mit dem CRM verbunden.
Innerhalb der ersten zwei Monate lag die CRM-Nutzungsrate im Vertrieb bei über 80 %.
2. Schritt: Bestands- und Auftragsprozesse im ERP klären
In der zweiten Phase wurden die Prozesse auf ERP-Seite überarbeitet:
- Artikelstammdaten und Lagerstruktur wurden vereinfacht.
- Der Ablauf Auftrag → Lieferschein → Rechnung wurde mit klaren Regeln standardisiert.
- Für Retouren und Ausschuss wurden eindeutige Codes und Berichte definiert, um sie konsistent auszuwerten.
So wurden zentrale Bestands- und Versanddaten für alle Beteiligten verlässlicher.
3. Schritt: CRM- und ERP-Integration in Bursa
In der dritten Phase begannen CRM und ERP miteinander zu kommunizieren:
- Freigegebene Angebote im CRM wurden automatisch als Aufträge ins ERP übernommen.
- Versandinformationen aus dem ERP wurden zurück ins CRM auf die jeweiligen Chancen geschrieben.
- Überfällige Forderungen und Kreditlimits aus dem ERP wurden in der CRM-Kundenansicht sichtbar.
Vertriebsmitarbeiter konnten damit Auftragsstatus und Risikosituation des Kunden auf einem einzigen Bildschirm einsehen.
Konkrete Ergebnisse in den ersten 6 Monaten
- Transparente Besuchsaktivitäten: Monatsberichte zeigten die Flächenabdeckung pro Region und Händler.
- Angebotskonversion: Durch Chance-Tracking wurde klar, welche Produkte und Regionen erfolgreicher waren.
- Weniger Bestandsfehler: Standardisierte Prozesse reduzierten Falschlieferungen und unnötige Retouren.
- Besseres Forderungsmanagement: Überfällige Forderungen wurden im Außendienst sichtbar, die Kommunikation zwischen Vertrieb und Finanzen verbesserte sich.
Kultureller Wandel im Bursa-Team
Neben technischen Verbesserungen gab es auch einen kulturellen Wandel:
- Vertrieb, Lager und Finanzen nutzten gemeinsame Dashboards statt separater Excel-Dateien.
- Die Haltung wandelte sich von „Meine Excel-Datei ist am aktuellsten“ zu „Was zeigt das System gerade?“.
- Management-Meetings stützten sich weniger auf Bauchgefühl und stärker auf Daten und Berichte.
Fazit: Ein Beispielpfad für Unternehmen in Bursa
Dieser Fall ist für viele Hersteller in Bursa eine vertraute Geschichte. Mit der richtigen Reihenfolge und einem schlanken Umfang liefert eine CRM- + ERP-Integration messbare Vorteile für Außendienst und Innendienst gleichermaßen.
Wenn Sie eine ähnliche Transformation in Ihrem Unternehmen planen, können wir Ihre aktuellen Prozesse analysieren und gemeinsam eine realistische Roadmap entwickeln.
