İstanbul’da hem bayilere hem çevrim içi kanallara satış yapan bir dağıtım şirketini örnek alalım. Bir ürün depoda görünüyor, fakat başka sipariş için ayrılmış durumda. Satış ekibi yine de teslim sözü verebiliyor. Bu örnekte ERP projesi üretim iş emrinden değil, siparişe hangi stok bilgisinin gösterileceği sorusundan başlar.
1. Satılabilir stok tanımını netleştirin
Fiziksel stok, ayrılmış miktar, kalite bekleyen ürün ve transferdeki malzeme farklı durumlardır. Satış ekranında hangi miktarın kullanılacağını depo ve ticari ekip birlikte belirlesin. Bu karar net değilse sistemler aynı veriden farklı cevaplar üretir.
2. Depoların görevini ayırın
Merkez depo, sevkiyat noktası ve iade alanının çalışma biçimini tanımlayın. Bir ürünün depolar arasında hareket etmesiyle müşteri adına ayrılması aynı işlem değildir. Transferin başlatıldığı ve teslim alındığı kayıtları birlikte tasarlayın.
3. Sipariş kaynaklarını tekilleştirin
Bayi, web sitesi ve satış temsilcisi aynı müşterinin siparişini farklı numaralarla gönderebilir. Dış sipariş referansı ve tekrar aktarım kontrolü belirleyin. Aynı talebin ikinci kez gelmesi, ikinci bir sevkiyat yaratmamalıdır.
4. İade ürünün yeniden satış yolunu tarif edin
Müşteriden dönen ürün her zaman doğrudan satılabilir stoka alınmaz. Kontrol bekleyen, yeniden paketlenecek ve hasarlı ürün için ayrım kurun. Finansal iade belgesiyle fiziksel kabul arasındaki ilişki de açıklığa kavuşmalıdır.
5. Bir kanal ve bir depo ile deneyin
İlk pilotta seçilen sipariş kaynağından rezervasyon, hazırlama ve sevkiyata kadar ilerleyin. İptal ve kısmi teslim durumlarını da çalıştırın. Sadece sorunsuz siparişin başarıyla aktarılması, operasyonun hazır olduğunu göstermez.
6. Açılış stokunu ve açık işleri birlikte kontrol edin
Geçiş günündeki stok kadar ayrılmış ürünler, açık siparişler ve bekleyen iadeler de önemlidir. Bir tutarsızlık bulunursa düzeltme sorumlusunu belirleyin. Eski kanal bağlantılarının ne zaman kapatılacağı ve destek döneminde kayıtların nasıl izleneceği planın parçasıdır.
Bu örnek yol haritası, İstanbul’daki bir dağıtım işletmesinin ERP kararlarını somutlaştırır; gerçekleşmiş bir müşteri sonucunu anlatmaz. Depo yapınız ve satış kanallarınızla birlikte en riskli sipariş akışını belirleyerek başlayabiliriz.
