İstanbul’daki bir dağıtım işletmesini örnek alalım. Saha temsilcisi bayide sipariş topluyor, fiyat değişikliği için yöneticisine mesaj atıyor, depo listeyi daha sonra e-postayla alıyor. Finansın onay beklettiği siparişin hazırlanmış olması, ekiplerin birbirinden habersiz ilerleyebildiğini gösteriyor. Burada entegrasyonun ilk işi bir gösterge paneli yapmak değil, siparişin hangi koşulda ilerleyebileceğini belirlemek.
Taslak sipariş ile kabul edilmiş siparişi ayırın
Saha ekibinin topladığı talep henüz fiyatı onaylanmamış bir taslak olabilir. CRM’de bu durum açıkça görülmeli; ERP’ye aktarımın hangi onayla başlayacağı belirlenmelidir. Aksi halde depo ticari koşulları tamamlanmamış işe kaynak ayırabilir.
Sipariş satırlarında ürün kodu, miktar, birim ve fiyat kaynağı bulunmalıdır. Bayiye özel fiyat ile temsilcinin talep ettiği istisna farklı kayıtlardır. İstisnayı kimin kabul ettiği ve neye uygulandığı izlenebilmelidir.
Cari kontrolü bir iş kuralına dönüştürün
Finans ekibinin değerlendirdiği cari durum, satış ekranına gereksiz ayrıntı taşınmadan onay veya bekleme bilgisi olarak aktarılabilir. Otomatik karar verilecekse veri güncelliği ve kararın sorumlusu önceden belirlenmelidir.
Bir onay bekliyorsa temsilci müşteriye kesin sevk tarihi vermek yerine durumu görebilmelidir. Burada hızlı ekran kadar doğru iletişim de önemlidir; farklı ekiplerin aynı kayda farklı sözler yazması engellenmelidir.
Kısmi sevkiyatta sipariş kapanmasın
Talep edilen miktarın bir bölümü ayrılabiliyorsa kalan satırlar açık kalmalıdır. ERP sevk bilgisini gönderdiğinde CRM’de tüm siparişi tamamlandı saymak, müşterinin bekleyen ürününün takibini kaybettirir.
Bayi sonradan bir satırı iptal ederse ayrılmış stokun ne olacağı da tanımlanmalıdır. İptal, rezervasyon çözümü ve ilgili bildirimler aynı sipariş referansıyla yürümelidir.
Saha bağlantısı kesildiğinde ne olacak?
Temsilcinin bağlantısı zayıfken aynı talebi tekrar göndermesi mümkündür. Dış referansla tekrarları ayırt etmek, aktarım durumunu göstermek ve değişiklikleri kontrollü işlemek gerekir. İkinci gönderim ikinci siparişe dönüşmemelidir.
Pilot sırasında fiyat istisnası, finans beklemesi, kısmi sevkiyat ve iptal deneyin. Satış, depo ve finans çalışanları aynı referanstan hangi işin beklediğini anlayabiliyorsa entegrasyonun temel amacı sınanmış olur.
Bu dağıtım senaryosu bir müşteri başarı hikâyesi değil, akış tasarımını açıklayan örnektir. İstanbul’daki bayi yapınız, fiyat kurallarınız ve mevcut ERP erişiminiz üzerinden entegrasyon kapsamını birlikte çıkarabiliriz.
