Fallstudie: CRM- und ERP-Projekt für einen mittelständischen Hersteller in Bursa

Ausgangspunkt: Excel-Dateien und unterschiedliche Wahrheiten

Stellen Sie sich einen mittelgroßen Hersteller in Bursa vor, der über Händler verkauft. Das Vertriebsteam arbeitet mit Excel-Listen, das ERP wird nur zum Rechnungsschreiben genutzt und das Lager hält Bestände in einem eigenen Programm. Das Ergebnis: Jede Abteilung hat ihre eigene „Wahrheit“.

Problemübersicht

• Besuchs- und Angebotsdaten liegen in Excel; niemand weiß genau, welche Datei aktuell ist.
• Der Bestandsstatus ist aus Sicht der Vertreter praktisch immer „unklar“.
• Überfällige Forderungen sind im Außendienst nicht sichtbar, Risikosteuerung ist schwierig.
• Die Geschäftsführung kann Umsatz-, Bestands- und Forderungsdaten nicht in einer Übersicht sehen.

1. Schritt: Kunden- und Besuchsdaten im CRM bündeln

In der ersten Phase wurde ein CRM-Projekt mit Fokus auf Bursa gestartet:

• Alle Kunden- und Interessentendaten wurden in einem zentralen CRM zusammengeführt.
• Wöchentliche Besuchspläne wurden im CRM erstellt und nachverfolgt.
• Angebote und Verkaufschancen wurden im System erfasst, Excel wurde vollständig abgelöst.
• Angebotsformulare auf der Website wurden direkt mit dem CRM verbunden.

Innerhalb der ersten zwei Monate lag die CRM-Nutzungsrate im Vertrieb bei über 80 %.

2. Schritt: Bestands- und Auftragsprozesse im ERP klären

In der zweiten Phase wurden die Prozesse auf ERP-Seite überarbeitet:

• Artikelstammdaten und Lagerstruktur wurden vereinfacht.
• Der Ablauf Auftrag → Lieferschein → Rechnung wurde mit klaren Regeln standardisiert.
• Für Retouren und Ausschuss wurden eindeutige Codes und Berichte definiert, um sie konsistent auszuwerten.

So wurden zentrale Bestands- und Versanddaten für alle Beteiligten verlässlicher.

3. Schritt: CRM- und ERP-Integration in Bursa

In der dritten Phase begannen CRM und ERP miteinander zu kommunizieren:

1. Freigegebene Angebote im CRM wurden automatisch als Aufträge ins ERP übernommen.
2. Versandinformationen aus dem ERP wurden zurück ins CRM auf die jeweiligen Chancen geschrieben.
3. Überfällige Forderungen und Kreditlimits aus dem ERP wurden in der CRM-Kundenansicht sichtbar.

Vertriebsmitarbeiter konnten damit Auftragsstatus und Risikosituation des Kunden auf einem einzigen Bildschirm einsehen.

Konkrete Ergebnisse in den ersten 6 Monaten

• Transparente Besuchsaktivitäten: Monatsberichte zeigten die Flächenabdeckung pro Region und Händler.
• Angebotskonversion: Durch Chance-Tracking wurde klar, welche Produkte und Regionen erfolgreicher waren.
• Weniger Bestandsfehler: Standardisierte Prozesse reduzierten Falschlieferungen und unnötige Retouren.
• Besseres Forderungsmanagement: Überfällige Forderungen wurden im Außendienst sichtbar, die Kommunikation zwischen Vertrieb und Finanzen verbesserte sich.

Kultureller Wandel im Bursa-Team

Neben technischen Verbesserungen gab es auch einen kulturellen Wandel:

• Vertrieb, Lager und Finanzen nutzten gemeinsame Dashboards statt separater Excel-Dateien.
• Die Haltung wandelte sich von „Meine Excel-Datei ist am aktuellsten“ zu „Was zeigt das System gerade?“.
• Management-Meetings stützten sich weniger auf Bauchgefühl und stärker auf Daten und Berichte.

Fazit: Ein Beispielpfad für Unternehmen in Bursa

Dieser Fall ist für viele Hersteller in Bursa eine vertraute Geschichte. Mit der richtigen Reihenfolge und einem schlanken Umfang liefert eine CRM- + ERP-Integration messbare Vorteile für Außendienst und Innendienst gleichermaßen.

Wenn Sie eine ähnliche Transformation in Ihrem Unternehmen planen, können wir Ihre aktuellen Prozesse analysieren und gemeinsam eine realistische Roadmap entwickeln.