Vaka Çalışması: İstanbul’da Orta Ölçekli Üretici İçin CRM + ERP Projesi

Başlangıç Noktası: Excel Dosyaları ve Farklı Gerçeklikler

İstanbul’da faaliyet gösteren, bayiler üzerinden satış yapan orta ölçekli bir üretici düşünün. Satış ekibi Excel dosyaları ile çalışıyor, ERP sadece fatura kesmek için kullanılıyor, depo ise kendi programında stok tutuyor. Sonuç: Her bölüm için farklı bir “doğru” var.

Problem Özetleri

• Ziyaret ve teklif kayıtları Excel’de, kimse güncel veriye emin değil.
• Stok durumu temsilcilerin gözünde her zaman “belirsiz”.
• Gecikmiş tahsilatlar sahada net görünmüyor, risk yönetimi zor.
• Yönetim tek bir yerden satış, stok ve tahsilat tablosu göremiyor.

1. Adım: CRM ile Müşteri ve Ziyaretlerin Toplanması

İlk fazda, İstanbul CRM projesi başlatıldı:

• Tüm müşteri ve potansiyel müşteri kayıtları tek CRM’de toplandı.
• Ziyaret planları haftalık olarak CRM’de oluşturulmaya başlandı.
• Teklif ve fırsatlar sistemde kayda geçti, Excel tamamen bırakıldı.
• Web sitesindeki teklif formları doğrudan CRM’e akıtıldı.

İlk 2 ayda, satış ekibinin CRM kullanım oranı yüzde 80’in üzerine çıktı.

2. Adım: ERP’de Stok ve Sipariş Süreçlerinin Netleştirilmesi

İkinci fazda, ERP tarafında süreçler gözden geçirildi:

• Stok kartları ve depo yapısı sadeleştirildi.
• Satış siparişi → irsaliye → fatura akışı standardize edildi.
• İade ve hurda süreçleri için net kodlar ve raporlar tanımlandı.

Böylece stok ve sevkiyatla ilgili temel veriler güvenilir hale getirildi.

3. Adım: İstanbul CRM ve ERP Entegrasyonu

Üçüncü fazda, CRM ile ERP konuşmaya başladı:

1. CRM’de onaylanan teklifler, ERP’ye otomatik sipariş olarak aktarıldı.
2. ERP’de sevk edilen siparişlerin bilgisi CRM içine yazıldı.
3. ERP’deki gecikmiş tahsilat ve risk limiti, CRM müşteri kartında göründü.

Böylece satış temsilcileri, siparişin durumu ve müşterinin risk seviyesini tek ekrandan izler hale geldi.

Elde Edilen Somut Kazanımlar (İlk 6 Ay)

• Ziyaret görünürlüğü: Aylık ziyaret raporları ile bölge bazlı kapsama netleşti.
• Teklif dönüşüm oranı: Fırsat takibi sayesinde hangi ürün ve bölgede daha fazla kazanıldığı görüldü.
• Stok hataları: Standart süreçler sayesinde yanlış sevkiyat ve iade sayısı düştü.
• Tahsilat takibi: Gecikmiş alacaklar sahada görünür hale geldi, saha-finans iletişimi güçlendi.

İstanbul Ekibi İçin Kültürel Değişim

Teknik iyileştirmelerin yanı sıra, kültürel tarafta da değişimler yaşandı:

• Satış, depo ve finans ekipleri ortak dashboard’lar üzerinden konuşmaya başladı.
• “Benim Excel’im en güncel” döneminden, “sistemde ne görünüyor?” dönemine geçildi.
• Yönetim toplantılarında kararlar, hissiyatla değil, raporlarla desteklenir hale geldi.

Sonuç: İstanbul’daki Firmalar İçin Örnek Bir Yol

Bu vaka, İstanbul’da faaliyet gösteren birçok üretici için tanıdık bir hikâye. Doğru sıralama ve sade bir kapsam ile CRM + ERP entegrasyonu; hem saha hem de ofis tarafında ölçülebilir kazanımlar sunuyor.

Benzer bir dönüşümü kendi işletmenizde planlıyorsanız, mevcut süreçleriniz üzerinden kısa bir analiz yaparak olası yol haritasını birlikte çıkarabiliriz.