Ausgangspunkt: Excel-Dateien und unterschiedliche Realitäten
Stellen Sie sich einen mittelgroßen Hersteller in Istanbul vor, der über Händler verkauft. Das Vertriebsteam arbeitet mit Excel-Tabellen, das ERP wird nur zum Rechnungsschreiben genutzt und das Lager verwendet ein eigenes Bestandsprogramm. Das Ergebnis: Jede Abteilung hat ihre eigene „Wahrheit“.
Problemübersicht
- Besuchs- und Angebotsdaten liegen in Excel; niemand weiß genau, welche Datei aktuell ist.
- Der Bestandsstatus wirkt aus Sicht der Vertreter fast immer „unklar“.
- Überfällige Forderungen sind im Außendienst nicht sichtbar, wodurch das Risikomanagement erschwert wird.
- Die Geschäftsleitung kann Umsatz-, Bestands- und Forderungsdaten nicht in einer konsolidierten Übersicht sehen.
1. Schritt: Kunden- und Besuchsdaten im CRM bündeln
In der ersten Phase wurde ein CRM-Projekt mit Fokus auf Istanbul gestartet:
- Alle Kunden- und Interessentendaten wurden in einem zentralen CRM zusammengeführt.
- Wöchentliche Besuchspläne wurden im CRM erstellt und nachverfolgt.
- Angebote und Verkaufschancen wurden systematisch im CRM erfasst, Excel wurde für die Vertriebssteuerung abgelöst.
- Angebotsformulare auf der Website wurden direkt mit dem CRM verbunden.
Innerhalb der ersten zwei Monate lag die CRM-Nutzungsrate im Vertrieb bei über 80 %.
2. Schritt: Bestands- und Auftragsprozesse im ERP klären
In der zweiten Phase wurden die ERP-Prozesse überarbeitet:
- Artikelstammdaten und Lagerstruktur wurden vereinfacht.
- Der Ablauf Auftrag → Lieferschein → Rechnung wurde mit klaren Dokumentregeln standardisiert.
- Für Retouren und Ausschuss wurden eindeutige Codes und Berichte definiert, um sie messbar zu machen.
So wurden Bestands- und Versanddaten im gesamten Unternehmen verlässlicher.
3. Schritt: CRM- und ERP-Integration in Istanbul
In der dritten Phase begannen CRM und ERP miteinander zu kommunizieren:
- Freigegebene Angebote im CRM wurden automatisch als Aufträge ins ERP übernommen.
- Versandinformationen aus dem ERP wurden für die zugehörigen Chancen zurück ins CRM geschrieben.
- Überfällige Forderungen und Kreditlimits aus dem ERP wurden in der CRM-Kundenansicht sichtbar.
Vertriebsmitarbeiter konnten damit Auftragsstatus und Risikosituation des Kunden auf einem einzigen Bildschirm einsehen.
Konkrete Ergebnisse in den ersten 6 Monaten
- Transparente Besuchsaktivitäten: Monatsberichte zeigten die Abdeckung nach Region innerhalb Istanbuls.
- Angebotskonversion: Durch Chance-Tracking wurde klar, welche Produkte und Regionen mehr Abschlüsse brachten.
- Weniger Bestandsfehler: Standardisierte Abläufe reduzierten Falschlieferungen und Retouren.
- Besseres Forderungsmanagement: Überfällige Forderungen wurden im Außendienst sichtbar, die Kommunikation zwischen Vertrieb und Finanzen verbesserte sich.
Kultureller Wandel im Istanbul-Team
Neben technischen Verbesserungen gab es auch einen kulturellen Wandel:
- Vertrieb, Lager und Finanzen diskutierten Kennzahlen auf Basis gemeinsamer Dashboards.
- Die Haltung änderte sich von „Meine Excel-Datei ist am aktuellsten“ zu „Was zeigt das System?“.
- Management-Meetings stützten sich stärker auf Berichte und weniger auf Bauchgefühl.
Fazit: Ein Beispielpfad für Unternehmen in Istanbul
Dieser Fall ist für viele Hersteller in Istanbul ein vertrautes Szenario. Mit der richtigen Reihenfolge und einem schlanken Umfang liefert eine CRM- + ERP-Integration messbare Vorteile für Außendienst und Innendienst.
Wenn Sie eine ähnliche Transformation planen, können wir Ihre aktuellen Prozesse gemeinsam analysieren und eine realistische Roadmap für Ihren Standort in Istanbul entwickeln.
