Fallstudie: CRM- und ERP-Projekt für einen mittelständischen Hersteller in Istanbul

Ausgangspunkt: Excel-Dateien und unterschiedliche Realitäten

Stellen Sie sich einen mittelgroßen Hersteller in Istanbul vor, der über Händler verkauft. Das Vertriebsteam arbeitet mit Excel-Tabellen, das ERP wird nur zum Rechnungsschreiben genutzt und das Lager verwendet ein eigenes Bestandsprogramm. Das Ergebnis: Jede Abteilung hat ihre eigene „Wahrheit“.

Problemübersicht

• Besuchs- und Angebotsdaten liegen in Excel; niemand weiß genau, welche Datei aktuell ist.
• Der Bestandsstatus wirkt aus Sicht der Vertreter fast immer „unklar“.
• Überfällige Forderungen sind im Außendienst nicht sichtbar, wodurch das Risikomanagement erschwert wird.
• Die Geschäftsleitung kann Umsatz-, Bestands- und Forderungsdaten nicht in einer konsolidierten Übersicht sehen.

1. Schritt: Kunden- und Besuchsdaten im CRM bündeln

In der ersten Phase wurde ein CRM-Projekt mit Fokus auf Istanbul gestartet:

• Alle Kunden- und Interessentendaten wurden in einem zentralen CRM zusammengeführt.
• Wöchentliche Besuchspläne wurden im CRM erstellt und nachverfolgt.
• Angebote und Verkaufschancen wurden systematisch im CRM erfasst, Excel wurde für die Vertriebssteuerung abgelöst.
• Angebotsformulare auf der Website wurden direkt mit dem CRM verbunden.

Innerhalb der ersten zwei Monate lag die CRM-Nutzungsrate im Vertrieb bei über 80 %.

2. Schritt: Bestands- und Auftragsprozesse im ERP klären

In der zweiten Phase wurden die ERP-Prozesse überarbeitet:

• Artikelstammdaten und Lagerstruktur wurden vereinfacht.
• Der Ablauf Auftrag → Lieferschein → Rechnung wurde mit klaren Dokumentregeln standardisiert.
• Für Retouren und Ausschuss wurden eindeutige Codes und Berichte definiert, um sie messbar zu machen.

So wurden Bestands- und Versanddaten im gesamten Unternehmen verlässlicher.

3. Schritt: CRM- und ERP-Integration in Istanbul

In der dritten Phase begannen CRM und ERP miteinander zu kommunizieren:

1. Freigegebene Angebote im CRM wurden automatisch als Aufträge ins ERP übernommen.
2. Versandinformationen aus dem ERP wurden für die zugehörigen Chancen zurück ins CRM geschrieben.
3. Überfällige Forderungen und Kreditlimits aus dem ERP wurden in der CRM-Kundenansicht sichtbar.

Vertriebsmitarbeiter konnten damit Auftragsstatus und Risikosituation des Kunden auf einem einzigen Bildschirm einsehen.

Konkrete Ergebnisse in den ersten 6 Monaten

• Transparente Besuchsaktivitäten: Monatsberichte zeigten die Abdeckung nach Region innerhalb Istanbuls.
• Angebotskonversion: Durch Chance-Tracking wurde klar, welche Produkte und Regionen mehr Abschlüsse brachten.
• Weniger Bestandsfehler: Standardisierte Abläufe reduzierten Falschlieferungen und Retouren.
• Besseres Forderungsmanagement: Überfällige Forderungen wurden im Außendienst sichtbar, die Kommunikation zwischen Vertrieb und Finanzen verbesserte sich.

Kultureller Wandel im Istanbul-Team

Neben technischen Verbesserungen gab es auch einen kulturellen Wandel:

• Vertrieb, Lager und Finanzen diskutierten Kennzahlen auf Basis gemeinsamer Dashboards.
• Die Haltung änderte sich von „Meine Excel-Datei ist am aktuellsten“ zu „Was zeigt das System?“.
• Management-Meetings stützten sich stärker auf Berichte und weniger auf Bauchgefühl.

Fazit: Ein Beispielpfad für Unternehmen in Istanbul

Dieser Fall ist für viele Hersteller in Istanbul ein vertrautes Szenario. Mit der richtigen Reihenfolge und einem schlanken Umfang liefert eine CRM- + ERP-Integration messbare Vorteile für Außendienst und Innendienst.

Wenn Sie eine ähnliche Transformation planen, können wir Ihre aktuellen Prozesse gemeinsam analysieren und eine realistische Roadmap für Ihren Standort in Istanbul entwickeln.